Antrag zur Analyse der Personalsituation und Verbesserung der Dienstleistungsstruktur in Bauhof und Verwaltung

In der aktuellen Haushaltssituation ist die Freiheit der Entscheidungen in Politik und Verwaltung stark eingeschränkt. Damit Groß-Umstadt in den nächsten Jahren wieder handlungsfähig wird, ist ein Bündel von Maßnahmen notwendig. Hierzu gehören die Verbesserung der Einnahmen einerseits und das Vermeiden von Ausgaben andererseits.

Durch Gebühren- und Steuererhöhungen tragen die Bürger die Besserung der Einnahmesituation und müssen dabei noch auf dringend notwendige Investitionen (z. B. Renovierung Schwimmbad, Bürgerhäuser) verzichten. Zusätzlich soll eine Straßenbeitragssatzung eingeführt werden.

Auf der Ausgabeseite fehlen bislang entsprechende nachhaltige Beiträge zur Haushaltskonsolidierung in nennenswerter Größenordnung. Mit Groß-Umstadt vergleichbare Kommunen erbringen die Dienstleistungen für den Bürger mit erheblich geringeren Personalaufwendungen. Die strukturellen Probleme für Groß-Umstadt liegen in den Bereichen Verwaltung und Bauhof.

Vom Rathauschef wurden erste Maßnahmen eingeleitet. Dabei wird versucht nach bestem Wissen der Beteiligten eine Verbesserung der Situation in der Verwaltung herbeizuführen. Der Bauhof fehlt bislang in den Bemühungen des Bürgermeisters.

Deswegen soll der Bauhof Teil des Veränderungsprozesses werden. Zudem sind die Veränderungen durch qualifizierte externe Unterstützung abzusichern. Externes Know-how zur modernen Verwaltungsstrukturen und Prozessoptimierung sind dabei unabdingbar.

Ziel des nachfolgenden Antrags ist, dass Stadtverwaltung und Bauhof den Bürgern innovative Dienstleistungen zu einem optimalen Preis-/Leistungsverhältnis unter Einsatz moderner Arbeitsmittel und überarbeiteter Prozesse bieten.

Beschlussvorschlag

Der Magistrat wird beauftragt, bis zum 31.03.2016 ein Personalentwicklungskonzept für die Erledigung der Aufgaben von Verwaltung und Bauhof vorzulegen. Dabei soll eine grundsätzliche Aufgabenkritik sowie eine wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben zu Grunde gelegt werden. Ein Entwurf ist bis zum 1.7.2015 dem HFA vorzulegen:

  1. Mit externer Unterstützung wird eine Aufnahme der IST-Situation durchgeführt.
  2. Hierauf baut die grundsätzliche Aufgabenkritik auf, die eine Definition der SOLL-Prozesse einschließt.
  3. In der Umsetzungsphase begleitet die Einführung notwendiger Arbeitsmittel (IT-Werkzeuge) die Ertüchtigung der Verwaltung zu einem modernen Dienstlungsunternehmen.
  4. Das Konzept für die Personalentwicklung muss folgende Punkte enthalten:
    – Senkung der Personalkosten unter den Mittelwert der Vergleichskommunen
    – sozialverträglicher Zeithorizont für den Umbau der Personalstruktur
    – Straffung der Organisationsabläufe

Begründung

Übergeordnete Zielsetzung ist die nachhaltige Strukturverbesserung. Diese soll Stadtverwaltung und Bauhof in die Lage versetzen den Bürgern und anderen öffentlichen Einrichtungen innovative Dienstleistungen zu einem optimalen Preis-/Leistungsverhältnis anzubieten.

Aus der Gegenüberstellung mit anderen vergleichbaren Kommunen geht Groß-Umstadt als Schlusslicht hervor. Ein Personalentwicklungskonzept, das Groß-Umstadt mittelfristig zumindest in die mittleren Ränge der Vergleichskommunen gibt es nicht. Hier besteht dringender Handlungsbedarf, um die Ausgabensituation in den Griff zu bekommen.

Die bestehenden Aufgaben, Organisationsstrukturen sind auf den Prüfstand zu stellen, ebenso wie die Abläufe. Ziel muss es sein, durch effizientere Prozesse mit hochqualifizierten und motivierten Mitarbeitern die notwendigen Dienstleistungen für die Bürger zu erbringen.

Die hierzu notwendige Reform überfordert die Beteiligten in mehrfacher Hinsicht: Ängste um Arbeitsplatzverlust und Veränderungen; Kenntnisse über die Gestaltung von Veränderungsprozessen, Organisationsformen und Arbeitsprozessen unter Nutzung moderner IT-Werkzeuge.

Deswegen soll dieser Veränderungsprozess mit externer Unterstützung durchgeführt werden. Weitere Randbedingungen sind:

  • Kein Mitarbeiter erhält eine betriebsbedingte Kündigung!
  • Es wird ein Leistungskatalog für den Bauhof mit konkurrenzfähigen Dienstleistungspreisen erstellt.
  • Der Bürgermeister übernimmt die aktive Rolle als konstruktiver Moderator im Veränderungsprozess.
  • Die Mitarbeiter werden ertüchtigt, eigenständig ihre Arbeitsprozesse kontinuierlich zu optimieren.
  • Falls notwendig, werden dazu Investionsmittel bereit gestellt.
  • Die Unternehmenskultur wird zu dem eines innovativen Dienstleisters weiter entwickelt.
  • Frei werdende Ressourcen werden durch Übernahme externer Aufträge genutzt.
    Beispiele:
    – Verwaltung: KFZ-Zulassungsstelle, Dienstleister für andere Kommunen (z.B. Organisation Parlamentsarbeiten).
    – Bauhof: Für den Bürger werden zusätzliche Leistungen erbracht (Renovierung Schwimmbad, pflegt die Stadt, repariert, Stadtverschönerung …)

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